صورة بن فطومة بن شاعة
من طرف السيد المفتش بن فطومة بن شاعة
مفتش التربية والتعليم الإبتدائي - إدارة المدارس الإبتدائية
صفحة المستخدم

التحرير الاداري (للمديرين الجدد).

** التحرير الاداري **
1. مفهوم التحرير الإداري:
التحرير الإداري هو مجموعة من المراسلات و العقود والوثائق الإدارية، تحرر وترسل إلى المصالح العمومية أو إلى الأشخاص الطبيعيين، في شكل رسائل أو جداول إرسال أوبرقيات أو مذكرات أو مناشير أو تقارير أو محاضر ... الخ، وعليه فإن كل تحرير إداري يقتضي قبل كل شيء معرفة كافية للغة التي يتم بها التحرير ، ومن جهة أخرى فإنه يتطلب بصفة عامة مايلي:
أ- الوضوح في التعبير عن الأفكار .
ب- التنسيق المنطقي للمعاني و الاستدلالات .
ج- الأسلوب الصحيح و الدقيق في التحرير .
2. شروط التحرير الإداري :
يراعى في التحرير الإداري شروط معينة نذكر منها ما يلي :
1.2 - الشروط المتعلقة بالمضمون :
يراعى في الجانب المتعلق بالمضمون النقاط التالية :
1.1.2 - الأسلوب و خصائصه :
لا يعتبر الأسلوب الإداري أسلوبا خاصا، لأن اللغة التي تستعملها الإدارة ليست لغة مميزة،فهي تستعمل مجموعة من الكلمات و العبارات المتداولة التي ينبغي على المحرر الإداري استعمالها للتعبير عن أفكاره حتى يفهمه الغير بسهولة. لأنه قد يحدث أن الإدارة تستخدم في المراسلات الإدارية بعض العبارات و الصيغ أو الجمل التي تراها ضرورية نظرا لنوعية العمل الإداري.
هذا وبالرغم من أن للأسلوب الإداري صفة خاصة بكل محرر،فانه يجب على جميع المحررين أن يستعملوا في تحريرهم لغة صحيحة وسليمة وأن يبحثوا دائما على تحقيق الخصائصالتالية:
- الوضوح : ينبغي على المحرر الإداري أن يعمل على أن تكون المراسلة الإدارية المحررة واضحة ومفهومة من طرف المرسل إليه لذا يجب مراعاة ما يلي :
- التفكير في مستوى تصور الوثيقة التي يتعين تحريرها. ·
- أن يكون تعبيرها واضحا عما يريد إطلاع الآخرين عليه.
- البساطة : وهي أن يستعمل المحرر الإداري في المراسلة الإدارية مصطلحات فنية بسيطة
وواضحة، وأن يتجنب التكلف والغموض لكي يضمن تبليغ المضمون، إلا إذا كان الموضوع
يتطلب عبارات فنية متخصصة.
- الإيجاز: وهو التعبير عن فكرة معينة بأقل عدد ممكن من الألفاظ تماشيا مع القول السائد
: "خير الكلام ما ق ّ ل ود ّ ل". فالأسلوب الجيد هو الأسلوب الذي يكون بعيدا عن الحشو
على أساس أن يكون معبرا عن المعنى المقصود دون إخلال بالفكرة. وبعبارة أوضح،
الأسلوب الحسن هو الذي لا يضاف إليه شيء.
- الدقة : وهي تقتضي على أن يحرص المحرر على استعمال المفردات والكلمات والصيغ،
إلا في معناها الحقيقي الذي لا يقبل أي تأويل أو افتراض. والإدارة قد تستعمل مصطلحات
من القانون الإداري أو المالي أو التجاري مثلا، ففي هذه الحالة يجب على المحرر الإداري
معرفتها بدقة حتى يحسن استعمالها. ويكون بذلك مدركا لمدلولاا، حتى لا تكون محل
تساؤلات تحول دون فهم المقصود منها .
- الموضوعية : ينبغي على المحرر الإداري أن يتجنب الاعتبارات الشخصية في المراسلات
الإدارية، وأن يضع نصب عينيه أن النص الذي يحرره سيعرض على توقيع سلطة إدارية، وأن
كل نص صادر من إدارة أو عن أفراد في هذا الشأن، ينبغي يلتزم بالموضوعية، أي توخي
أسلوب محايد لا يعبر عن أية عاطفة شخصية ولا على أي انفعال مهما كانت براءته، بما في
ذلك عبارات الشكر والامتنان المبالغ فيها .
2.1.2 - ترتيب الأفكار والاستدلالات عند التحرير : في هذا اال يسعى المحرر
الإداري إلى جمع معطيات الموضوع المطروح، وكذا المسائل التي قد تتضمن في تقديره على
بعض الفوائد التي قد يستغلها أثناء التحرير، كقيامه بالتحريات لاكتشاف الحقائق في قضية
من القضايا. وقد يبدأ هذا الترتيب بالعناصر المعروضة عليه من أحداث و وقائع و نصوص
سارية المفعول وقابلة للتطبيق، وينتهي بالملاحظات المسجلة والحلول المقترحة. وعليه فإن
ترتيب الأفكار والاستدلالات هو الذي يقوده إلى وضع تصميم للمراسلة.
3.1.2 - وضع تصميم للمراسلة : ينبغي على المحرر الإداري إعداد تصميم
مناسب لمراسلته يساعد على بلورة أفكاره بانتظام وتدرج منطقي لها. وغالبا ما يحتوي هذا
التصميم على العناصر التالية :
أ- المقدمة : ويشترط فيها أن تكون موجزة كما أنها تقتضي ذكر النقاط الرئيسية
التي ستعالج في العرض.
ب- العرض : وهو صلب الموضوع، ويقتضي قبل كل شيء جملة من الأفكار تم
ترتيبها حسب خطة معينة ومنهجية منطقية واضحة. وبما أن العرض هو الجزء الأساسي
للوثيقة التي ستحرر فإن صياغته تكتسي أهمية بالغة، إذ أن المحرر يجب عليه ترتيب أفكاره
واستدلالاته وتحليلها واقتراح الحلول المناسبة لإقناع الجهة المعنية بمبررات مؤكدة، بحيث
يمكن لكل فقرة من العرض أن تسير بكيفية دقيقة ومنطقية نحو الخاتمة .
ج- الخاتمة : و هي مهمة جدا، وتعتبر النهاية المنطقية لعمل المحرر الإداري ونتيجة
لما تضمنه العرض، فبحسب نوعية المراسلة توضع الخاتمة، فقد تكون مثلا على شكل اتخاذ
قرار، أو تكون على شكل اقتراح معين، طلب أو رجاء ...الخ .
2.2 - الشروط المتعلقة بالشكل : ينبغي أن يراعى في الجانب الشكلي النقاط
التالية :
1.2.2 - وحدوية الموضوع : يجب أن تتناول المراسلة الإدارية الواحدة
موضوعا واحدا، وأن تحرر على وجه واحد من الورق.
2.2.2 - احترام السلم الإداري: إن كل مراسلة موجهة من أشخاص
معنويين أو طبيعيين خاضعين لسلطة ما، يجب أن يحترم فيها السلم الإداري بحسب
ما تقتضيه هيكلة الإدارة المعنية .
3.2.2 - قياس الورق المستعمل : ينبغي أن تحرر المراسلة الإدارية على الورق
مقياسه كالتالي :
(27x - مقياس: ( 21
(29x - وإما مقياس: ( 21
(31x - أو مقياس: ( 21
شريطة أن تتضمن كل مراسلة نوعا واحدا من هذه المقاييس دون الجمع بينها، ويستحسن
27 ) وذلك لتداوله وكثرة استعماله في الإدارة . x استعمال مقياس ( 21
4.2.2 - ترك الهوامش في جميع الجوانب : من آداب اللياقة والتنظيم المحكم أن تترك
الهوامش من جميع الجهات للورقة،
شرح عناصر التقديم المادي للمراسلة الإدارية :
تحتوي المراسلة الإدارية من حيث تقديمها المادي (أي شكلها) على عدد من العناصر
المشتركة، وهي:
-1 الدمغة : وتتفرع إلى فرعين هما :
-1.1 شعار الدولة : مثال على ذلك : "الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية "
وتكتب في سطر واحد في أعلى الوثيقة مع تساوي المسافة الجانبية للورقة.
-2.1 الطابع والعنوان : ويقصد بهما مجموعة البيانات التي توضح اسم الإدارة أو الهيئة
التي تصدر منها الوثيقة المعنية، ويظهر ذلك في الزاوية العليا للجهة اليمنى من كل وثيقة
إدارية و يتكون غالبا من النقاط التالية :
اسم الوزارة أو الولاية ( حسب الهيكلة ). -
اسم المديرية أو القسم أو الدائرة أو المصلحة (حسب الهيكلة). -
اسم المكتب الذي صدرت منه المراسلة والمكلف بالقضية التي تعالجها هذه المراسلة. -
مثال على ذلك بالنسبة لإدارة مركزية:
وزارة التربية الوطنية
مديرية التكوين
المديرية الفرعية للتكوين المتخصص
مكتب .......................................
-2 رقم التسجيل : ويراعى فيه العناصر التالية :
- الرقم التسلسلي في الصادر.
- رمز المصلحة .
- السنة التي صدرت فيها المراسلة .
مثال على ذلك :
2010/.../.../ الرقم : 120
-3 المكان و التاريخ : وهما عنصران هامان في المراسلات الإدارية و يدونان عادة في أعلى
الوثيقة من الجهة اليسرى، و يتكون التاريخ من اليوم والشهر والسنة، و يكون مسبوقا
بمكان مصدر المراسلة.
مثال على ذلك : الجزائر في: 20 أكتوبر 2008

التعليقات

صورة قندوز عزيز

موضوع في الصميم ، شكرا على المبادرة.

صورة قندوز عزيز

موضوع في الصميم ، شكرا على المبادرة.

صورة بن فطومة بن شاعة

بورك فيك أخي العزيز